A ficha cadastral pode ser eletrônica e/ou física, no entanto, mesmo nas empresas que possuam sistema próprio com a ficha cadastral eletrônica, recomenda-se a adoção de uma ficha cadastral física onde o Tomador possa assinar, o que irá atribuir maior segurança quanto a veracidade das informações ali prestadas.

Após assinada, a ficha pode ser digitalizada e salva no próprio sistema ou em pasta, de modo que, havendo a necessidade, a empresa tenha em mãos a prova de que as informações ali contidas foram declaradas pelo próprio Tomador.

Alguns contratos bancários não possuem dados importantes dos Contratantes, como por exemplo, o endereço. No caso de inadimplência, em razão da omissão do contrato com relação ao endereço, a Instituição Financeira deve notifica-lo no endereço constante na ficha cadastral, que deve estar completa e atualizada.

Contudo, o Devedor poderá alegar, em juízo, que nunca residiu naquele endereço, com o intuito de tornar sem validade a notificação, por exemplo.

Caso a Instituição Financeira possua a ficha cadastral assinada pelo Devedor, comprovará com facilidade que a notificação se deu no endereço informado pelo mesmo. Do contrário, a Instituição terá maior dificuldade em fazer a comprovação.

Assim, a ficha cadastral devidamente assinada pelo Tomador é importante para que a empresa possa comprovar que as informações ali constantes foram devidamente prestadas pelo próprio Tomador.